mobile Leistungs- und Arbeitszeiterfassung

Eine mobile Arbeitszeit- Leistungserfassung erfordert eine funktionierende Struktur

Unter mobiler Zeiterfassung versteht man die Arbeitszeiterfassung außerhalb des eigenen Unternehmens.Auch in der mordernen mobilen Pflege von Patienten in ihren eigenen Wohnungen hält die mobile Erfassung der durchgeführten Leistungen vor Ort immer mehr Einzug. Verschiedene Unternehmen haben sich hier auf dieses spezielle und stätig wachsende Aufgabengebiet spezialisiert und bieten dem Kunden eine entsprechende Software an.Damit eine mobile Erfassung funktionieren und den Anforderungen an Ihr Unternehmen gerecht werden kann, ist neben der qualitativen Software auch der passende Mobilfunktarif mit den jeweiligen Endgeräten unabdingbar.

Ein Grundgerüst aus vier Komponenten sollte hierbei stets als Basis dienen:

  • ein Datenvolumen je nach Anbieter ab 300 MB ( somit können auch Softwareupdates mobil durchgeführt werden)
  • eine Telefonie der Mitarbeiter untereinander ( Group)
  • eine Flatrate ins dt. Festnetz ( Gespräch zu Angehörigen, Ärzten usw. sowie des eigenen Unternehmens)
  • das Smartphone mit entsprechendem Betriebssystem ( bei Windowsbasierten Anwendungen emfpehlen wir  Microsoft Lumia; bei Androidbasierten Anwendungen ist das robuste & praktikable Samsung Galaxy X-Cover 3 VE zu empfehlen )

Die Mobile Zeiterfassung ist relevant für Außendienstmitarbeiter, die nach geleisteter Arbeitszeit vergütet werden, oder einen Dienst z.B. am Patienten durchführen und hierfür ein Zeitkonto ( früher Stundenzettel) als Nachweis der geleisteten Tätigkeit führen müssen.Wegen des großen Aufwands für die Auswertung der handschriftlichen Aufzeichnungen und die späte Verfügbarkeit der Daten, sind sie in der Regel unwirtschaftlich. Deshalb kommen zunehmend Lösungen zum Einsatz, die eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen.

Zunehmend wird die mobile Zeiterfassung nicht nur zur Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende verwendet, sondern verknüpft mit den Tätigkeitsfeldern an Projekten. So lassen sich einzelne Tätigkeiten erfassen, Fahrtenbücher erstellen und Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen.

Vorteile gegenüber handschriftlichen Aufzeichnungen („Stundenzettel“)

  • Die Arbeitszeiten werden sofort und direkt vor Ort erfasst.
  • Die Arbeitszeiten können sofort verarbeitet werden
  • Im Unternehmen ist live ersichtlich, welcher Monteur, Techniker etc. aktuell an welchen Tätigkeiten oder auf welchen Baustellen arbeitet
  • Buchungssätze für Arbeitszeiten, Überstunden, Auslöse/Reisekosten werden automatisch ohne manuellen Eingriff durch z.B. Personalbuchhalter berechnet und an die Lohnsoftware übergeben.
  • Durch die räumlich-zeitliche Nähe können Kostenstellen und Kostenträger besser mit der aufgewandten Arbeit in Zusammenhang gebracht werden, so dass erst korrekte Aussagen zu den tatsächlich entstehenden Kosten möglich werden.
  • Die Daten werden direkt in das unternehmenseigene EDV-System eingepflegt. So kommt es nicht mehr zu Medienbrüchen und den damit verbundenen Übertragungsfehlern, von denen das Abtippen unleserlicher und verschmutzter Stundenzettel das klassische Beispiel ist: Da der Außendienstler bei Nachfrage die Zeiten ohnehin schon wieder vergessen hat, trägt die Bürokraft willkürliche Werte ein.
  • Durch die Verknüpfung der automatisch erfassten Zeiten, der ebenfalls automatisch erfassten Orte und der manuell durch den Mitarbeiter vorgenommenen Arbeitszeitbuchungen ist es möglich, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Fehlzeiten, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen (mit Spesen, Auslösen, Zulagen etc.), Fahrzeugkosten etc. online zu verwalten.